Gemeente Sneek
Implementatie iw³ in Sneek volgens het boekje
Door: Myra van den Hoed, Coördinator Stafbureau Sociale Zaken en Werkgelegenheid Gemeente Sneek
Medio 2009 heeft de gemeente Sneek een offerteprocedure opgestart voor de aanschaf van een cliëntvolgsysteem. Voorwaarde was dat het systeem op 1 januari 2010 operationeel zou zijn. Solviteers kwam met iw³ als winnaar uit de bus. iw³ kwam tegemoet aan alle eisen die door de werkgroep waren geformuleerd. Nadat de drempels met betrekking tot de financiering waren genomen, kwam er in oktober 2009 groen licht voor dit project. Toen waren er nog slechts twee maanden beschikbaar om de deadline van 1 januari 2010 te halen.
De eerste bespreking tussen Sneek en Solviteers over het implementatietraject bracht ons tot de conclusie dat 1 januari 2010 niet zou lukken, maar dat 1 februari 2010 wel haalbaar leek. Nog steeds een ambitieuze doelstelling.
Zodra deze afspraak was gemaakt, zijn de inrichtingsdagen van iw³ ingepland. Vanaf 11 november 2009 heeft de projectgroep iw³ van de gemeente Sneek, aangevuld met iw³ deskundigen van Solviteers, de schouders er flink onder gezet. De projectgroep bestaat uit betrokkenen uit alle geledingen van de afdeling: naast de projectleider twee coördinatoren van de uitvoerende teams, een beleidsmedewerker re-integratie, twee casemanagers, de kwaliteitsborger en een applicatiebeheerder.
In verschillende bijeenkomsten tussen 11 november en 21 januari is de inrichting van iw³ bepaald en doorgevoerd. Gaandeweg bleek dat het werkproces voor re-integratie niet door iedere casemanager op dezelfde wijze werd uitgevoerd. Op aanraden van Solviteers hebben we daarom eerst een uniforme werkwijze vastgesteld. Daar plukken we nu al de eerste vruchten van. Een goede inrichting van iw³ staat of valt namelijk met eenduidigheid over het werkproces.
Als we terugkijken op dit project kunnen we een aantal succesfactoren onderscheiden:
-
duidelijke afspraken over wat, wanneer, van wie wordt verwacht;
-
goede samenstelling van de projectgroep: alle disciplines vertegenwoordigd;deskundige ondersteuning vanuit Solviteers, waarbij meedenken met de klant vanzelfsprekend was;
-
flexibele opstelling van systeembeheer bij het op afstand aan Solviteers toegang verlenen tot het gemeentenetwerk;
-
grote betrokkenheid van de projectgroepleden.
Sinds 1 februari 2010 legt de gemeente Sneek de re-integratieaspecten van haar uitkeringscliënten vast in iw³. Gedurende de eerste weken zijn de casemanagers tijdens speciale invoersessies intensief begeleid bij het invoeren van hun eigen cliënten. Op deze wijze verwachten we dat de casemanagers zich zo snel mogelijk thuisvoelen in het systeem, waardoor zij iw³ optimaal kunnen benutten.
Gemeente Sneek
'Uniforme werkwijze voor re-integratie'
'Gaandeweg bleek dat niet iedere casemanager het werkproces op dezelfde wijze uitvoerde.' Lees meer...
Mental Colours
'Re-integratieproces prima ondersteund met iw3'
'De klantgegevens worden efficiënt beheerd en veilig bewaard. Zo voldoen wij aan de wet op bescherming persoons-gegevens.' Lees meer...
