3 juni 2019

Hoe migreert u op de juiste manier data naar Sharepoint?

Het is misschien wel één van de grootste ergernissen onder werknemers: een groot en vervuild netwerk waar relevante documenten moeilijk te vinden zijn. Het is vaak zo onoverzichtelijk dat nieuwe collega’s bijna op cursus moeten om hun weg te vinden in een jungle van ingewikkelde mappenstructuren. Op het punt dat het echt niet langer meer kan, wordt er vaak besloten dat het anders moet. Bijvoorbeeld door de documenten naar Sharepoint in de cloud te verplaatsen en alle documentatie opnieuw te structureren. Maar ook dat is zo simpel nog niet. Hoe voorkomt u dat het opnieuw onoverzichtelijk wordt?

Voordelen Sharepoint

Sharepoint is een cloudplatform van Microsoft dat u kunt gebruiken voor het online uitwisselen van informatie. De voordelen van dergelijk centraal documentenbeheer in de cloud zijn groot. Allereerst heeft u altijd en overal toegang tot uw documenten. Daarnaast kunnen de bestanden makkelijk via een link gedeeld worden, zowel intern als extern. U en uw collega’s werken daardoor altijd in hetzelfde document en dezelfde versie. Daardoor is het eindelijk mogelijk om afstand te nemen van de opeenstapeling van verschillende werkversies van één document en verschillende opslaglocaties.

Verder kan Sharepoint uw documentenbeheer simpeler en overzichtelijker maken. Vooral door te gaan werken met metadata. Dit zijn unieke zoektermen die horen bij een document. Maar ook door te werken met sjablonen voor bijvoorbeeld brieven, notulen of facturen kunt u uw beheer eenvoudig, éénduidig en gestructureerd maken. Tot slot biedt Sharepoint de mogelijkheid om rechten toe te kennen aan gebruikers waardoor bepaalde documenten afgeschermd worden voor onbevoegden.

Denk goed na over de migratie

Het is belangrijk om vooraf goed na te denken over de uitvoering van de migratie naar Sharepoint. Wij zien in de praktijk dat een goede voorbereiding problemen tijdens en na de migratie kan voorkomen. Dit houdt wel in dat u belangrijke keuzes moet maken. Welke indeling kiest uw organisatie? Wie mag welke documenten inzien? Welke metadata gaat u gebruiken? Allemaal vragen die beantwoord moeten worden voordat u start met de migratie naar Sharepoint. Daarbij is het aan te raden om ook uw medewerkers in dit proces te betrekken om zo draagvlak binnen de organisatie te creëren.

Een snelle migratie door documentatie één op één overzetten is mogelijk, maar is niet aan te raden. U neemt dan niet alleen de huidige structuur mee maar ook de reeds ontstane vervuiling van uw data. Denk daarbij bijvoorbeeld aan meerdere versies van een document op verschillende locaties. Een migratie naar Sharepoint helpt u niet alleen om beter te organiseren, maar biedt u ook de mogelijkheid om op te schonen.

Opschonen mappenstructuur

U kunt uw mappenstructuur opschonen door de oude documentatie in een read-only map te plaatsen en daar alleen de documenten uit te halen die u in de praktijk, bijvoorbeeld van het afgelopen jaar, daadwerkelijk gebruikt. Alle documentatie die na verloop van tijd overblijft is blijkbaar niet direct belangrijk en kan in een archief geplaatst worden. Op die manier schoont u uw mappenstructuur op een simpele wijze op.

Goede zoekfunctie dankzij metadata

Om uw documentatie efficiënter in te richten is het verstandig om gebruik te maken van metadata in plaats van mappen. Met metadata bent u heel flexibel en kunt u een document ‘tags’ geven, waarmee ze vindbaar worden in het grote geheel.

Projectmatige aanpak

Door te migreren naar Sharepoint wordt uw documentenbeheer een stuk overzichtelijker. Een projectmatige aanpak is wenselijk bij de overgang naar Sharepoint. Solviteers neemt dit project graag uit handen. Wilt u ook gebruikmaken van onze expertise op dit gebied? Neem dan vooral contact op voor meer informatie. Wij helpen u graag verder. U kunt ons bereiken via het telefoonnummer: 030 280 3655 of door een e-mail te sturen naar info@solviteers.nl.

 

Meer informatie?

Livechat

Wij zijn via Livechat beschikbaar tussen 08:30 en 17:00 uur.

Start Livechat

WhatsApp

Via 06 14879903, op werkdagen tussen 08:30 en 17:00 uur. We reageren binnen 15 minuten.