6 november 2019

Tijd en geld besparen met deze vijf Office 365 apps

Overbodige handelingen, rommelige communicatie, verschillende versies van dezelfde documenten, een waaier aan niet-compatibele systemen en apps. Het komt nog vaak voor en leidt tot frustratie en kost een hoop onnodige tijd. Veel bedrijven kunnen veel efficiënter werken door te gaan werken met een Office 365 apps. U kunt de apps inzetten om uw processen te stroomlijnen. Dat bespaart niet alleen tijd – maar ook geld!

Hieronder hebben wij onze 5 favoriete tijdbesparende apps voor u op een rij gezet.

1. Microsoft Flow

Microsoft Flow is een service van Microsoft om verschillende werkstromen (workflows) te maken waarmee u processen en taken van verschillende applicaties kunt automatiseren. Binnen Flow zijn veel sjablonen beschikbaar maar u kunt ook een werkstroom op maat creëren.

Een mooi voorbeeld daarvan is het automatisch opslaan van sollicitatie-mails. Via Flow kunt u als bedrijf allerlei geautomatiseerde acties koppelen aan specifiek mailadres, bijvoorbeeld sollicitaties@… Op het moment dat er op dit adres e-mails binnenkomen, worden bijlages gescand op inhoud en titel en afhankelijk daarvan automatisch opgeslagen op de juiste locatie.

E-mails hoeven niet meer handmatig geopend te worden en er circuleren niet meerdere versies van dezelfde CV’s die steeds worden doorgestuurd.

De centrale opslag binnen Office 365 is ook fijn in het kader van de strengere AVG regelgeving rondom het bewaren van persoonsgegevens. Zo kunt u een opgeslagen CV ook automatisch laten wissen wanneer u binnen een vooraf vastgestelde termijn niks met het bestand doet.

2. Microsoft Forms

Met Forms kunt u in enkele minuten een enquête-, quiz- of peiling in elkaar zetten waarmee u bijvoorbeeld klanten of medewerkers vraagt naar hun tevredenheid en behoeften. Forms is eenvoudig te gebruiken. Het toevoegen van vragen en het delen van vragenlijsten doet u in een paar eenvoudige stappen en het bekijken en analyseren van de resultaten is overzichtelijk. U kunt de resultaten ook gemakkelijk delen met anderen.

Bijkomend voordeel van deze Office 365 app is dat u geen andere externe programma’s zoals Surveymonkey meer hoeft te gebruiken. Dat betekent ook dat u bedrijfsgevoelige data gewoon binnen één veilige omgeving kunt opslaan.

3. Microsoft Power BI

Power BI wordt gebruikt voor het snel en eenvoudig verzamelen van data en het visualiseren van trends en ontwikkelingen op basis van die data. U kunt dit bijvoorbeeld inzetten voor het in kaart brengen van het ziekteverzuim, klantopdrachten, het aantal FTE dat u in dienst heeft of het verloop van werknemers.

Power BI zoekt – eenmaal goed ingesteld – automatisch de juiste data bij elkaar binnen Office 365. Zo is het niet meer nodig om losse cijfers (en mutaties) handmatig bij elkaar te zoeken en te verwerken. Met Power BI vergelijkt u strategische data ook eenvoudig met voorgaande jaren.

4. Microsoft Planner

Met de app Microsoft Planner worden (inkomende) opdrachten, openstaande taken en afspraken op een overzichtelijke manier voor iedereen in beeld gebracht – en gehouden! Wie doet wat? Hoeveel werk is er af? Welke taken komen er bij? Wie heeft er taken open staan? Met de app kan de workload beter worden verdeeld en blijft iedereen goed op de hoogte van de status van lopende projecten. Microsoft Planner werkt visueel prettig met ‘borden’ en ‘buckets’ waarin taken geordend kunnen worden. Ook is er een handige chatfunctie waarmee snel onderling gecommuniceerd kan worden. Door het gebruik van deze app is er minder overleg nodig en kan er efficiënter gecommuniceerd worden met elkaar.

5. Microsoft Teams

Van alle Microsoft apps in Office 365 is Teams waarschijnlijk de meest bekende. Teams biedt meerdere mogelijkheden om efficiënter samen te werken binnen een bedrijf en tijd te besparen. Door het gebruik van Teams wordt de communicatie binnen teams bevorderd, werkt iedereen real-time in hetzelfde bestand en heeft iedereen altijd en overal toegang tot de documenten. In een vorige blog legden wij al uit hoe er door het gebruik van teams minder uren worden besteed aan onnodig heen en weer mailen.

Ook tijd besparen met Office 365?

Wij helpen bedrijven niet alleen met het slim inrichten van hun Office 365 omgeving. Bij Solviteers weten wij ook alles van de slimme toepassingen en apps die uw organisatie en collega’s uren aan overbodige handelingen kunnen besparen.

Interesse in een gratis advies en een vrijblijvende presentatie? Neem dan contact met ons op.

Ik wil gratis advies en een vrijblijvende presentatie

Solviteers Cloud & Infradiensten

 

Meer informatie?

Livechat

Wij zijn via Livechat beschikbaar tussen 08:30 en 17:00 uur.

Start Livechat

WhatsApp

Via 06 14879903, op werkdagen tussen 08:30 en 17:00 uur.
We reageren binnen 15 minuten.